Как поставить пароль на Excel?

В изложенном здесь материале вы узнаете об особенностях работы с файлами Excel и, в частности, о том, как сохранить конфиденциальность информации, содержащейся в этих файлах. Эти навыки могут пригодиться в разных ситуациях. Например, если несколько человек в вашей организации используют одновременно один и тот же файл Excel, зачастую возникает необходимость защитить тем или иным способом данные, содержащиеся в книге Excel, от изменения или от просмотра другими людьми. Приложение MS Excel позволяет с легкостью решать все эти задачи. С помощью представленной здесь информации даже начинающие пользователи смогут заблокировать книгу Excel или отдельные листы этой книги от просмотра или изменения их содержимого.
Как поставить пароль на открытие Excel файла
Как поставить защиту книги Excel от изменений
Как установить защиту на лист Excel
Как защитить книгу Excel
Несколько слов о защите листа Excel

Как поставить пароль на открытие Excel файла

Если вы храните ваши файлы Excel на сервере вашей компании или на рабочем компьютере, к которому имеют доступ другие люди, вы можете защитить ваши документы от несанкционированного доступа, установив пароль на открытие Excel. В этом случае эти файлы никто не сможет открыть, кроме вас.

Для того, чтобы установить такую защиту, откройте книгу Excel, которую вы хотите зашифровать. В верхнем меню нажмите кнопку «Файл», в появившемся списке выберите раздел «Сведения» и нажмите кнопку «Защитить книгу». В раскрывшемся меню нажмите «Зашифровать паролем». Появится окно для шифрования документа с полем ввода пароля. Введите пароль и нажмите кнопку «ОК». В следующем окне введите подтверждение пароля и снова нажмите «ОК».
Как поставить пароль на файл Excel

После этих манипуляций необходимо сохранить файл. При следующем запуске файла его нельзя будет открыть до тех пор, пока не будет введен пароль.

Как поставить защиту книги Excel от изменений

При использовании этого варианта защиты книги Excel любые пользователи смогут просматривать содержимое книги, но не смогут вносить в нее никаких изменений. Для того, чтобы установить защиту такого рода, нужно выполнить следующие действия.

  1. Откройте книгу Excel и нажмите «Сохранить как». В нижней части развернувшегося окна нажмите кнопку «Сервис».
  2. В появившемся меню выберите пункт «Общие параметры» и в развернувшемся диалоговом окне в поле «Пароль для изменения» введите выбранный вами пароль. Можно также выбрать опцию «Рекомендовать доступ только для чтения».
    Как защитить книгу Excel от редактирования
  3. В этом же диалоговом окне вы можете защитить файл Excel не только от изменения, но и от несанкционированного открытия. Для этого введите пароль в поле «Пароль для открытия» и в поле «Пароль для изменения». Специалисты рекомендуют устанавливать защиту так, чтобы эти пароли не совпадали. Нажмите кнопку «ОК». Общий доступ к файлу Excel
  4. Подтвердите оба пароля и нажмите кнопку «ОК».
  5. Для того, чтобы установленная защита начала действовать, сохраните файл.

Как установить защиту на лист Excel

Последовательность действий при установке защиты на лист Excel немного различается в зависимости от версии приложения. Для версии Excel 2010 и выше защита листов производится в следующем порядке.

  1. В нижней части экрана щелкните правой кнопкой мыши по вкладке с названием листа. Появится меню, в котором нужно выбрать пункт «Защитить лист». Аналогичное действие можно выполнить, выбрав в верхнем меню пункт «Рецензирование» и нажав на кнопку «Защитить лист …».
    Защитить лист Excel
  2. В появившемся диалоговом окне нужно ввести пароль для защиты листа. Этот пароль следует запомнить или записать, чтобы не потерять его в нужный момент. Можно оставить поле пароля пустым. При этом лист или его элементы все равно будут защищены от случайного изменения. Для разблокировки таких листов достаточно просто выбрать раздел «Снять защиту листа…».
  3. После ввода пароля следует в предложенном списке выбрать действия, которые смогут выполнять пользователи при установленной защите листа, и нажать на кнопку «ОK».Защита листа Excel
  4. В появившемся диалоговом окне следует набрать пароль второй раз, чтобы убедиться, что пароль был введен верно, без случайных опечаток. После нажатия кнопки «OK» установка защиты листа Excel будет завершена.

Как защитить книгу Excel

Помимо защиты отдельных листов вы можете установить защиту на всю книгу Excel. Это делается для того, чтобы нельзя было добавлять новые листы, перемещать их, удалять, переименовывать или просматривать скрытые листы. Этот вариант защиты отличается от изложенной выше блокировки книги Excel от изменений, поскольку касается, главным образом, структуры книги. Блокировка книги Excel выполняется следующим образом.

  1. В верхнем меню Excel нажмите кнопку «Рецензирование» и в блоке «Изменения» нажмите кнопку «Защитить книгу».
  2. В появившемся диалоговом окне следует выбрать раздел «Защита структуры и окон». При выборе опции «Структура» становится невозможным просмотр скрытых листов, а также переименование, удаление, перемещение и скрытие любых листов книги Excel. Пользователи не смогут также вставлять новые листы и копировать их в другую книгу. При выборе пункта «Окна» устанавливается запрет на изменение размера и положения окон рабочей книги Excel. Следует учесть, что эта опция недоступна в Excel 2013 и Excel 2016.Защита данных в Excel
  3. В поле «Пароль» введите пароль, устанавливаемый на книгу Excel, и нажмите «ОК». Как и в случае защиты листов, поле пароля можно оставить пустым. При этом любой пользователь может разблокировать книгу одним нажатием кнопки.
  4. В появившемся окне подтверждения пароля введите пароль еще раз и нажмите «ОК». После этого книга Excel будет заблокирована.

Несколько слов о защите листа Excel

Многие пользователи считают, что как только они поставят пароль на отдельные листы Excel, данные этого файла будут надежно защищены от несанкционированного доступа. На самом деле эта функция не предназначена для предотвращения доступа других людей к закрытой паролем информации.  А все потому, что для защиты рабочих листов книги Excel применяется очень простой механизм шифрования. Такие пароли взломать не составит труда.

Особенно это относится к ранним версиям MS Excel  (до версии Excel 2010). Пароли к этим данным может с легкостью взломать даже школьник. Причем, не важно, какой длины и сложности пароль был установлен. Для снятия таких паролей достаточно просто использовать несложный код VBA. Но и более поздние версии MS Excel не дают гарантии защиты листов Excel от несанкционированного доступа. Несмотря на то, что в этих версиях Excel используются более сложные алгоритмы шифрования, защищенные конфиденциальные данные по-прежнему уязвимы, и к ним можно получить доступ, даже не зная пароля.

В таком случае, если шифрование листов Excel легко можно снять, имеет ли смысл вообще устанавливать их защиту? Конечно, имеет смысл. Прежде всего, такое шифрование, применяемое для листов книги Excel, предотвращает случайное изменение данных в ячейках или модификацию формул при работе с таблицами. Блокировка листов книги Excel часто используется в случае одновременного использования файла несколькими людьми.

Таким образом, если вы хотите защитить ваши данные от случайной модификации, вы вполне надежно можете это сделать при помощи шифрования листов книги Excel. Но, в том случае, если у вас имеются очень важные документы, и вы хотите сохранить их конфиденциальность, никогда не храните их в файлах Excel.

Для того, чтобы выполнить максимально возможную защиту файлов Excel, следует придерживаться следующих рекомендаций:

  • Шифруйте файл Excel разными паролями на открытие и на изменение данных.
  • Используйте для шифрования максимально надежные пароли, содержащие буквы разных регистров, цифры и специальные символы. При этом пароли лучше всего генерировать при помощи специальных инструментов.
  • Для работы с таблицами используйте версии не ниже Excel 2010.
  • Защитите структуру книги Excel, чтобы другие пользователи не смогли переименовать листы, поменять их местами, изменить или удалить.
  • Храните важные конфиденциальные файлы Excel в специальном месте, недоступном для других пользователей. Например, на защищенном диске.

Здесь изложены лишь основные варианты защиты информации в файлах Excel. Приложение предоставляет широкие возможности для сохранения конфиденциальности и целостности хранящейся в электронных таблицах информации. Например, можно установить блокировку лишь отдельных ячеек таблиц. Но, даже обладая изложенными здесь сведениями, можно достаточно надежно защитить ваши файлы Excel от нежелательных воздействий других людей.