Как работать в Excel

Для досконального изучения Microsoft Excel потребуется затратить очень много времени. Чаще всего пользователи первоначально осваивают базовые функции этого приложения MS Office, а детальное изучение всех его возможностей происходит в процессе работы с ним. Очень важно при возникновении каких-либо вопросов в процессе работы с Excel попытаться найти нужную информацию и сделать электронную таблицу максимально удобной в использовании. MS Excel – это очень мощный инструмент, в котором учтены практически все потребности пользователя при работе с электронными таблицами.
Как закрепить строку в Excel при прокрутке
Как закрепить столбец в Excel при прокрутке
Как в Excel объединить ячейки
Как в Excel сделать выпадающий список
Как построить график в графике Excel
Как сравнить две таблицы в Excel на совпадения и выделить цветом
Как в Excel поменять местами столбцы
Как в Excel распечатать таблицу на одном листе

Как закрепить строку в Excel при прокрутке

При работе с электронной таблицей MS Excel нередко бывают ситуации, когда все строки таблицы не помещаются на экране монитора. В этом случае при просмотре нижних строк таблицы названия столбцов, расположенные в самом верху таблицы, будут не видны. Чтобы увидеть, к какому столбцу относятся эти данные, приходится прокручивать всю таблицу наверх. Это, конечно же, очень неудобно. Один из вариантов решения этой проблемы – закрепление строки с наименованиями столбцов. При этом заголовки таблицы всегда будут видны в верхней части экрана монитора при прокрутке страницы вниз. Делается это так.

  1. Установите курсор в любой ячейке таблицы. В главном меню Excel откройте вкладку «Вид» и нажмите пункт «Закрепить области». Закрепить строку в Excel
  2. В появившемся меню выберите пункт «Закрепить верхнюю строку». Закрепить верхнюю строку Excel

После этих действий верхняя строка всегда будет видна при прокручивании таблицы вниз.

Если нужно закрепить не одну строку, а несколько, следует щелкнуть мышкой по строке, которая находится под закрепляемой областью, нажать на ссылку «Закрепить области» и в выпавшем меню выбрать пункт «Закрепить области». Закрепить строчки Excel
Теперь при прокручивании таблицы все строки, которые находятся выше выбранной строки, будут всегда находиться в верхней части экрана.

При необходимости закрепление строк в Excel можно снять. Для этого зайдите в пункт «Закрепить области» и в открывшемся меню выберите раздел «Снять закрепление областей». Снять закрепление строк Excel

Как закрепить столбец в Excel при прокрутке

Закрепление столбца при прокрутке таблицы Excel удобно использовать в тех случаях, когда шапка таблицы расположена не сверху, а слева. Для того, чтобы закрепить первый столбец таблицы, нужно открыть вкладку «Вид», в блоке «Окно» зайти в раздел «Закрепить области» и в выпадающем меню выбрать пункт «Закрепить первый столбец». Закрепить столбец Excel
Если нужно закрепить два или несколько первых столбцов, выделите самую верхнюю ячейку столбца, следующего за последним закрепленным столбцом. На вкладке «Вид» в блоке «Окно» зайдите в раздел «Закрепить области» и в выпавшем меню выберите пункт «Закрепить области». Закрепить столбцы Excel
В обоих случаях нельзя убрать закрепление областей при помощи горячих клавиш, например, Ctrl+Z. Это можно сделать, только зайдя в меню «Закрепить области». Если вы вставите колонку перед закрепленным столбцом, добавленная колонка тоже будет закреплена.

Как в Excel объединить ячейки

Зачем объединять ячейки таблицы? Это может понадобиться, например, при создании заголовка, общего для нескольких столбцов. Сделать это очень просто. Выделите мышкой ячейки, которые нужно объединить, и в главном меню Excel на вкладке «Главная» нажмите кнопку «Объединить и поместить в центре». Объединить ячейки Excel
Есть и другой способ решения этой задачи.

  1. Выделите ячейки, которые нужно объединить, и щелкните по ним правой кнопкой мыши. В появившемся меню зайдите в пункт «Формат ячеек». Объединение ячеек Excel
  2. В открывшемся окне зайдите во вкладку «Выравнивание» и выберите опцию «Объединение ячеек». Объединить несколько ячеек Excel Нажмите «ОК».

Вышеописанные способы корректно работают для пустых ячеек. Но что делать в том случае, если нужно объединить ячейки с непустым содержимым? Например, в таблице есть колонки «День», «Месяц», «Год» и нужно объединить их в одну ячейку с названием «Дата».

  1. Щелкните мышкой по пустой ячейке. В строке формул напишите =СЦЕПИТЬ. Сцепить ячейки Excel
  2. Укажите, какие ячейки нужно объединить. Для этого в формуле поставьте скобку, щелкните мышкой по первой объединяемой ячейке, поставьте в формуле точку с запятой, щелкните по второй ячейке, поставьте точку с запятой, щелкните мышкой по третьей ячейке и закройте скобку. Функция СЦЕПИТЬ Excel
  3. Если оставить формулу, как есть, содержимое ячеек будет напечатано подряд, без пробелов. Для того, чтобы указать знак для разделения ячеек, его следует записать в формуле в кавычках. Он тоже отделяется точкой с запятой. Сцепить ячейки Excel
  4. Нажмите Enter. В первой ячейке колонки «Дата» появится склеенное значение даты. Склеить несколько ячеек Excel
  5. Для того, чтобы в остальных ячейках столбца «Дата» отобразить склеенную дату, нет необходимости для каждой ячейки писать подобную формулу. Достаточно просто потянуть вниз за правый нижний угол первой склеенной ячейки. Формула для каждой ячейки будет пересчитана автоматически.

Если нужно скопировать содержимое этих ячеек и поместить его в другое место таблицы, для вставки содержимого колонки нужно использовать опцию «Специальная вставка».

Как в Excel сделать выпадающий список

Что такое выпадающий список в Excel? Он представляет собой ячейку, при выборе которой справа от нее появляется стрелка. При нажатии на эту стрелку выпадает список значений этой ячейки. Пользователь может выбрать одно из них. Для того, чтобы организовать выпадающий список в ячейке, нужно выполнить ряд несложных действий.

  1. Установите курсор в той ячейке, где будет находиться выпадающий список. На вкладке «Данные» зайдите в пункт «Проверка данных». Выпадающий список Excel
  2. В появившемся окне выберите тип данных «Список» и в поле «Источник» перечислите через точку с запятой возможные значения ячейки, которые будут появляться в выпадающем списке. Нажмите «ОК». Сделать выпадающий список Excel
  3. После нажатия на треугольник справа от ячейки появится выпадающий список. Excel выпадающий список

Возможные значения из списка можно вводить не только вручную (используя точку с запятой для разделения), но и указывая диапазон ячеек в виде формулы.

Как построить график в графике Excel

Графики и диаграммы в Excel помогают более наглядно отображать данные таблиц. Нередко диаграммы используются во всевозможных отчетах. Для большей наглядности принято совмещать на одном и том же графике различные виды диаграмм. Например, круговую диаграмму совмещают с гистограммой или линейным графиком. Делается это так.

  1. На основании таблицы с исходными данными постройте общую диаграмму (гистограмму, график и т.д.), как это показано на рисунке. Сделать диаграмму Excel
  2. Если вы хотите отобразить на этой же диаграмме динамику изменения значений одного из секторов, щелкните по нему правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите пункт «Изменить тип диаграммы для ряда». Сделать график в графике Excel
  3. Выберите тип диаграммы для ряда и нажмите «ОК». При этом на одном и том же рисунке будут отображаться две диаграммы. Таких графиков в графике можно построить несколько. График в диаграмме Excel

Как сравнить две таблицы в Excel на совпадения и выделить цветом

Сравнение нескольких таблиц – процесс не такой простой, как это может показаться на первый взгляд. Нельзя просто взять и при помощи нажатия пары кнопок увидеть различия в двух таблицах. Существует несколько методов решения этой задачи. Здесь приведены простейшие из них. Excel позволяет сравнивать не только таблицы, расположенные на одном листе книги, но и данные на разных листах, а также сравнивать таблицы в разных книгах Excel.

Таблицы расположены на одном листе

Для того, чтобы сравнить данные таблиц на одном листе, таблицы должны быть синхронизированы, то есть иметь похожую структуру. Сравнить таблицы Excel
Будем считать первую таблицу основной, а во второй таблице отметим ячейки, которые не совпадают. Упростим пример и сравнение будем производить только по одному столбцу – «Расходы на доставку».

  1. Выделите мышкой весь диапазон ячеек сравниваемого столбца. В основном меню Excel на вкладке «Главная» нажмите кнопку «Условное форматирование» из блока «Стили». В появившемся списке выберите строку «Управление правилами». Сравнить две таблицы Excel
  2. Нажмите кнопку «Создать правило».
  3. В появившемся окне выберите раздел «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». В поле «Форматировать значения…» запишите формулу для сравнения первых ячеек в диапазоне, используя знак «не равно» (<>). Для данного примера формула будет иметь вид =$B$2<>$I$2. Примените ко всем адресам ячеек абсолютную адресацию. Для этого выделите формулу и три раза нажмите F4. Формула примет вид =B2<>I2. После этого нажмите кнопку «Формат». Сравнить таблицы на одном листе Excel
  4. В появившемся окне перейдите на вкладку «Заливка» и выберите цвет, которым будут окрашены несовпадающие ячейки. Нажмите «ОК».
  5. Нажмите «ОК» в окне «Создание правила форматирования».
  6. В окне «Диспетчер правил условного форматирования» нажмите «ОК». Найти отличия в таблицах Excel

Ячейки с несовпадающим значением во второй таблице будут помечены цветом. Пометить цветом отличия в таблицах Excel
Если нужно выделить в таблицах все значения, которые не совпадают, следует использовать другой способ решения данной задачи.

  1. Выделите области таблиц, которые надо сравнить. Найти несовпадения в таблицах Excel
  2. На вкладке «Главная» нажмите кнопку «Условное форматирование» и выберите раздел «Правила выделения ячеек». В выпадающем меню нажмите пункт «Повторяющиеся значения…». Найти повторяющиеся значtния в таблицах Excel
  3. В появившемся окне нажмите «ОК».

В результате этих действий в обеих таблицах совпадающие значения будут помечены цветом, а цвет ячеек, данные которых не совпадают, останется неизменным. Выделить различия в таблицах Excel
В последнем окне можно выбрать не повторяющиеся, а уникальные значения, тогда цветом будут выделены ячейки, значения которых не совпадают.

Таблицы расположены на разных листах

Если нужно сравнить данные ячеек, расположенных на разных листах, можно использовать простейшую формулу сравнения, применяя аргумент «Лист». Например, нужно сравнить данные таблиц, расположенных на первом и втором листах книги Excel. Таблицы возьмем те же самые, что в предыдущем примере, но расположены они будут на разных листах. В конце первой таблицы сделаем еще один столбец «Сравнение», где будет автоматически отображаться «ЛОЖЬ», если значения ячеек двух таблиц не совпадают, и «Истина», если совпадают.

Выделите первую ячейку столбца «Сравнение» на первом листе. В строке формул напишите =B2=Лист2!B2 (для данного примера). Эта формула указывает, что нужно сравнить содержимое ячейки B2 на первом листе с содержимым ячейки B2 на втором листе. Нажмите ENTER. Сравнить таблицы на разных листах Excel
Для того, чтобы формула была пересчитана для остальных ячеек столбца, потяните за правый нижний угол ячейку, для которой была рассчитана формула. Сравнить две таблицы на разных листах Excel

Таблицы расположены в разных книгах Excel

Если нужно сравнить данные таблиц, расположенных в разных книгах Excel, последовательность действий будет такая же, как и в предыдущем примере. При условии, что обе книги будут открыты в одном окне Excel. Сравнить таблицы в разных файлах Excel

Как в Excel поменять местами столбцы

Поменять местами столбцы в таблице Excel можно несколькими способами.

  • Копированием. При помощи команды «Вставить» вставляем пустой столбец слева от крайнего столбца, который хотим поменять местами. Копируем тот столбец, что справа и вставляем его содержимое в пустую колонку. Столбец, который копировали, удаляем. В итоге получаем две колонки, которые поменялись местами.
  • Вставкой. Щелкните по правому столбцу, выделив его содержимое. Выполните команду «Вырезать». Щелкните мышкой по левому столбцу, который надо поменять местами с правым, выделите его. В меню, вызываемом правой кнопкой мыши, выберите команду «Вставить вырезанные ячейки».
  • Перетаскиванием мышью. Выделите столбец, который нужно переместить. Установите курсор на его границу, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, перетащите столбец в нужное место.

Как в Excel распечатать таблицу на одном листе

Для того, чтобы все данные большой таблицы уместились на одном листе бумаги, нужно ее уменьшить. Средства MS Excel позволяют сделать это автоматически.
На вкладке «Разметка страницы» найдите блок «Параметры страницы» и нажмите на маленькую стрелку в правом нижнем углу его.Распечатать таблицу на одном листе Excel
В появившемся меню зайдите на вкладку «Страницы» и отметьте опцию «разместить не более чем на…». Установите значения полей в ширину и в высоту, равными 1. Excel печать таблицы на одном листе
Нажмите кнопку «Просмотр» и посмотрите, как будет выглядеть таблица, напечатанная на листе бумаги. Если вас устраивает внешний вид распечатываемой таблицы, закройте окно предварительно просмотра печати и нажмите кнопку «Печать».